Aby sa študentský tím mohol zúčastniť na samite Climate Detectives, musí splniť tieto podmienky:

1. Tím musí byť vybraný na národnej úrovni. Vybrané môžu byť len tímy, ktoré sa zúčastňujú na projekte Climate Detectives, nie účastníci projektu Climate Detectives Kids.
2. Každý študentský tím musí tvoriť maximálne 5 študentov vo veku od 12 do 19 rokov, pričom musí byť dodržaná jedna z nasledujúcich podmienok:
   • Tím študentov denného štúdia na strednej škole; 
   • Tím žiakov v domácom vzdelávaní (potvrdené národným ministerstvom školstva alebo povereným orgánom); 
   • Tím členov sociálneho klubu zapísaných na denné štúdium na stredných školách. 
3.  Každý študentský tím musí dodržať jednu z nasledujúcich podmienok:
   • Študentský tím musí byť rezident o Krajina ESA/ESEROa aspoň 50% študentov zaradených do tímu musí byť štátni príslušníci (t. j. mať štátnu príslušnosť) Členský štát ESA, Kanady, Lotyšska, Litvy alebo Slovenska. 
   • Iba vo výnimočných prípadoch môže študentský tím zložený z občanov Krajina ESA/ESERO, ale nie s bydliskom v jednej z týchto krajín, sa považujú za oprávnené. Posúdenie a schválenie takýchto prípadov zostáva vo výlučnej právomoci ESA Education. 
4. Na každý tím musí dohliadať aspoň jeden (alebo dva v prípade potreby) vedúci tímu, napríklad učiteľ alebo vychovávateľ. Je tu požiadavka na odôvodnenie účasť druhého vedúci sprievodného tímu na ESA podujatie, (odôvodnenie) byť predložené počas registrácia proces). Všetky vedúci tímov sa očakáva prítomnosť a k dispozícii sprevádzať tím na celej stránke . . celý trvanie podujatia. Z dôvodu bezpečnostnej previerky pri vstupe na pracoviská ESA sa odporúča, aby vedúci tímu bol(-i) štátnym(-i) príslušníkom(-mi) členského štátu ESA, Kanady, Lotyšska, Litva alebo Slovensko; výnimky z tohto odporúčania musia byť predložené na schválenie pred zorganizovaním cesty. 
5. Členovia tímu by mali mať praktickú znalosť angličtiny, aby mohli písať a prednášať ústne prezentácie v angličtine. 
6. Je zakázané, aby sa neregistrovaná osoba zúčastnila podujatia neohláseným spôsobom, a preto jej bude odopretý vstup do zariadení. 

Na samite Climate Detectives bude ESA sponzorovať ubytovanie, stravu a výdavky na miestnu dopravu až pre 5 študentov a 2 vedúcich tímov za každý národný tím (v prípade odôvodnenia), vrátane cestovných nákladov do výšky 300 EUR na osobu. To zahŕňa:

1. Ubytovanie pre členov tímu (izby s viacerými kapacitami) a pre vedúcich tímov (jedno- alebo dvojlôžkové izby), rozdelené podľa pohlavia, počas celého trvania podujatia.
2. Štipendium vo výške 300 eur na osobu na pokrytie nákladov na medzinárodnú dopravu a dopravu z najbližšieho medzinárodného letiska alebo železničnej stanice do miesta ubytovania/podujatia a späť.
3. Miestna doprava počas trvania podujatia, okrem miestnej dopravy uvedenej v bode 2.
4. Stravovanie:
   • Večera v deň príchodu
   • Raňajky, obed a večera v deň podujatia
   • Raňajky v deň odchodu

Všetky tímy sú zodpovedné za zabezpečenie vlastných cestovných rezervácií do/zo svojho rodného mesta a na hlavné letisko/železničnú stanicu v mieste konania podujatia.