Kad studentų komanda galėtų dalyvauti Climate Detectives aukščiausiojo lygio susitikime, turi būti įvykdytos šios sąlygos:

1. Komanda turi būti atrinkta nacionaliniu lygmeniu. Gali būti atrinktos tik projekte "Climate Detectives" dalyvaujančios komandos, o ne "Climate Detectives Kids" dalyviai.
2. Kiekvieną moksleivių komandą turi sudaryti ne daugiau kaip 5 moksleiviai nuo 12 iki 19 metų, atitinkantys vieną iš šių sąlygų:
   • Mokinių, besimokančių vidurinėje mokykloje dieniniame skyriuje, komanda; 
   • Mokinių, kurie mokosi namuose, komanda (patvirtinta Nacionalinės švietimo ministerijos arba įgaliotos institucijos); 
   • Socialinio klubo narių, besimokančių vidurinėse mokyklose dieniniame skyriuje, komanda. 
3.  Kiekviena studentų komanda turi laikytis vienos iš šių sąlygų:
   • Studentų komanda turi būti gyventojas iš EKA/ESERO šalis, o ne mažiau kaip 50% komandoje esančių mokinių turi būti piliečiai (t. y. turėti pilietybę) EKA valstybė narė, Kanadoje, Latvijoje, Lietuvoje arba Slovakijoje. 
   • Tik išimtiniais atvejais studentų komanda, sudaryta iš kurios nors šalies piliečių, gali EKA/ESERO šalis, bet ne gyvenantys vienoje iš šių šalių, laikomi atitinkančiais reikalavimus. Tokius atvejus savo nuožiūra vertina ir tvirtina "ESA Education". 
4. Kiekvieną komandą turi prižiūrėti bent vienas (arba du jei reikia.) grupės vadovas (-ai), pavyzdžiui, mokytojas ar auklėtojas.. Yra reikalavimas pagrįsti antrojo lydinčiosios komandos vadovas prie ESA renginys, (pagrindimas) būti pateikta per registracija procesas). Visi komandų vadovai tikimasi, kad bus ir galima kartu su komanda visoje svetainėje . visą įvykio trukmė. Saugumo patikros sumetimais, kai lankotės EKA svetainėse, rekomenduojama, kad grupės vadovas (-ai) būtų pilietis (-iai). EKA valstybės narės, Kanados, Latvijos, Lietuva arba Slovakija; šios rekomendacijos išimtys turi būti pateikta prieš organizuojant kelionę, į tai turi būti atkreiptas EKA dėmesys, kad ji gautų leidimą. 
5. Komandos nariai turėtų gerai mokėti anglų kalbą, kad galėtų rašyti ir sakyti pranešimus anglų kalba. 
6. Neužsiregistravusiam asmeniui draudžiama iš anksto nepranešus dalyvauti renginyje, todėl jis nebus įleistas į patalpas. 

Climate Detectives aukščiausiojo lygio susitikime EKA finansuos ne daugiau kaip 5 mokinių ir 2 komandų vadovų iš kiekvienos nacionalinės komandos apgyvendinimo, maitinimo ir vietinio transporto išlaidas (pastarieji, jei bus pateiktas pagrindimas), įskaitant iki 300 eurų vienam asmeniui kelionės išlaidų. Tai apima:

1. Komandos narių (daugiavietės patalpos) ir komandos vadovų (vienviečiai arba dviviečiai kambariai) apgyvendinimas, suskirstytas pagal lytį, visam renginio laikotarpiui.
2. 300 eurų stipendija vienam asmeniui tarptautinei kelionei ir transportui iš artimiausio tarptautinio oro uosto ar traukinių stoties į apgyvendinimo ir (arba) renginio vietą ir atgal.
3. Vietinis transportas renginio metu, išskyrus 2 punkte nurodytą vietinį transportą.
4. Maitinimas:
   • Vakarienė atvykimo dieną
   • Pusryčiai, pietūs ir vakarienė renginio dieną
   • Pusryčiai išvykimo dieną

Visos komandos privalo pačios pasirūpinti kelionės į savo gimtąjį miestą ir (arba) iš jo bei į pagrindinį renginio vietos oro uostą ir (arba) traukinių stotį užsakymais.