Για να συμμετάσχει μια φοιτητική ομάδα στη Σύνοδο Κορυφής Climate Detectives, πρέπει να πληρούνται οι ακόλουθες προϋποθέσεις:

1. Η ομάδα πρέπει να επιλεγεί σε εθνικό επίπεδο. Μπορούν να επιλεγούν μόνο οι ομάδες που συμμετέχουν στο έργο Climate Detectives, όχι οι συμμετέχοντες στο Climate Detectives Kids.
2. Κάθε μαθητική ομάδα πρέπει να αποτελείται από 5 μαθητές ηλικίας 12 έως 19 ετών, οι οποίοι πρέπει να πληρούν μία από τις ακόλουθες προϋποθέσεις:
   • Ομάδα μαθητών που φοιτούν με πλήρες ωράριο σε σχολείο δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης, 
   • Ομάδα μαθητών σε κατάσταση κατ' οίκον διδασκαλίας (πιστοποιημένη από το Εθνικό Υπουργείο Παιδείας ή από εξουσιοδοτημένη αρχή), 
   • Ομάδα μελών κοινωνικής λέσχης που φοιτούν με πλήρες ωράριο σε σχολεία δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης. 
3.  Κάθε μαθητική ομάδα πρέπει να τηρεί έναν από τους ακόλουθους όρους:
   • Η μαθητική ομάδα πρέπει να είναι κάτοικος ενός Χώρα ESA/ESERO, και τουλάχιστον 50% των μαθητών που συμμετέχουν σε μια ομάδα πρέπει να είναι υπήκοοι (δηλ. έχουν την ιθαγένεια) ενός Κράτος μέλος του ESA, Καναδάς, Λετονία, Λιθουανία ή Σλοβακία. 
   • Μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις μπορεί μια μαθητική ομάδα, αποτελούμενη από υπηκόους μιας Χώρα ESA/ESERO, αλλά όχι που διαμένουν σε μία από αυτές τις χώρες, θεωρούνται επιλέξιμοι. Η αξιολόγηση και η έγκριση των περιπτώσεων αυτών παραμένουν στη διακριτική ευχέρεια της ESA Education. 
4. Κάθε ομάδα πρέπει να εποπτεύεται από τουλάχιστον έναν (ή δύο εάν είναι απαραίτητο) επικεφαλής της ομάδας, όπως δάσκαλος ή εκπαιδευτικός. Υπάρχει ένα απαίτηση αιτιολόγησης για την παρουσία ενός δεύτερου επικεφαλής της συνοδευτικής ομάδας στο ESA εκδήλωση, (αιτιολόγηση) να είναι υποβληθείσα κατά τη διάρκεια της εγγραφή διαδικασία). Όλα αρχηγοί ομάδων αναμένεται να είναι παρόντες και διαθέσιμο σε συνοδεύουν το η ομάδα σε όλο το το ολόκληρο το διάρκεια της εκδήλωσης. Για λόγους ασφαλείας κατά την πρόσβαση σε χώρους της ΕΕΑ, συνιστάται ο/οι επικεφαλής της ομάδας να είναι υπήκοος/οι υπήκοος/οι. ενός κράτους μέλους του ESA, Καναδάς, Λετονία, Λιθουανία ή ΣλοβακίαΟι εξαιρέσεις από τη σύσταση αυτή πρέπει να είναι υποβληθείσα υπόψη της ESA για έγκριση πριν από την οργάνωση του ταξιδιού. 
5. Τα μέλη της ομάδας θα πρέπει να έχουν γνώση της αγγλικής γλώσσας ώστε να μπορούν να γράφουν και να κάνουν προφορικές παρουσιάσεις στα αγγλικά. 
6. Απαγορεύεται η απροειδοποίητη παρουσία μη εγγεγραμμένου ατόμου στην εκδήλωση και, ως εκ τούτου, δεν θα του επιτραπεί η είσοδος στις εγκαταστάσεις. 

Για τη Σύνοδο Κορυφής Climate Detectives, η ESA θα χρηματοδοτήσει τη διαμονή, τα γεύματα και τα έξοδα τοπικής μεταφοράς για έως 5 μαθητές και 2 αρχηγούς ομάδων ανά εθνική ομάδα (οι τελευταίοι εάν υπάρχει αιτιολόγηση), συμπεριλαμβανομένων των εξόδων ταξιδιού έως 300 ευρώ ανά άτομο. Αυτό περιλαμβάνει:

1. Διαμονή για τα μέλη της ομάδας (δωμάτια πολλαπλών χωρητικοτήτων) και για τους αρχηγούς της ομάδας (μονόκλινα ή δίκλινα δωμάτια), χωριστά ανά φύλο, για τη συνολική διάρκεια της εκδήλωσης.
2. Υποτροφία 300 ευρώ ανά άτομο για την κάλυψη του διεθνούς ταξιδιού και της μεταφοράς από το πλησιέστερο διεθνές αεροδρόμιο ή σιδηροδρομικό σταθμό προς τον τόπο διαμονής/εκδήλωσης και πίσω.
3. Τοπική μεταφορά κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης, με εξαίρεση την τοπική μεταφορά που αναφέρεται στο σημείο 2.
4. Γεύματα:
   • Δείπνο την ημέρα άφιξης
   • Πρωινό, μεσημεριανό γεύμα και δείπνο την ημέρα της εκδήλωσης
   • Πρωινό την ημέρα αναχώρησης

Όλες οι ομάδες είναι υπεύθυνες για την οργάνωση των δικών τους ταξιδιωτικών κρατήσεων από/προς τις πόλεις τους και το κύριο αεροδρόμιο/τραυματικό σταθμό του τόπου διεξαγωγής της εκδήλωσης.