Para que uma equipa de estudantes possa participar na Cimeira Climate Detectives, devem estar preenchidas as seguintes condições

1. A equipa deve ser selecionada a nível nacional. Só podem ser seleccionadas equipas que participem no Projeto Climate Detectives e não participantes do Climate Detectives Kids.
2. Cada equipa de estudantes deve ser composta por um máximo de 5 estudantes entre os 12 e os 19 anos, respeitando uma das seguintes condições:
   • Equipa de estudantes inscritos a tempo inteiro num estabelecimento de ensino secundário; 
   • Equipa de alunos em regime de ensino doméstico (certificado pelo Ministério da Educação Nacional ou autoridade delegada); 
   • Equipa de membros de um clube social inscritos a tempo inteiro em escolas secundárias. 
3.  Cada equipa de estudantes deve respeitar uma das seguintes condições:
   • A equipa de estudantes deve ser residente de um País ESA/ESEROe pelo menos 50% dos estudantes incluídos numa equipa devem ser nacionais (ou seja, ter a nacionalidade) de um Estado membro da ESACanadá, Letónia, Lituânia ou Eslováquia. 
   • Só em casos excepcionais é que uma equipa de estudantes, composta por nacionais de um país País ESA/ESERO, mas não que residam num destes países, sejam considerados elegíveis. A avaliação e aprovação de tais casos ficam ao critério exclusivo da ESA Education. 
4. Cada equipa deve ser supervisionada por, pelo menos, um (ou dois se necessário) chefe(s) de equipa, como um professor ou educador. Existe um exigência de apresentar uma justificação para a presença de um segundo líder da equipa de acompanhamento no AEE evento, (justificação ser apresentado durante o registo processo). Todos chefes de equipa deverão estar presentes e disponível para acompanhar a equipa em todo a inteiro duração do evento. Por razões de habilitação de segurança no acesso aos sítios da ESA, recomenda-se que o(s) chefe(s) de equipa seja(m) nacional(ais) de um Estado-Membro da AEE, do Canadá e da Letónia, Lituânia ou EslováquiaAs excepções a esta recomendação devem ser apresentado à atenção da ESA para autorização antes da organização da viagem. 
5. Os membros da equipa devem ter um conhecimento prático de inglês para escrever e fazer apresentações orais em inglês. 
6. É proibido a qualquer pessoa não registada assistir ao evento de forma não anunciada, pelo que lhe será recusada a entrada nas instalações. 

Para a Cimeira Climate Detectives, a ESA patrocinará as despesas de alojamento, alimentação e transporte local para um máximo de 5 estudantes e 2 chefes de equipa por equipa nacional (estes últimos, se houver justificação), incluindo até 300 euros por pessoa em despesas de viagem. Isto inclui:

1. Alojamento para os membros da equipa (quartos com capacidades múltiplas) e para os chefes de equipa (quartos individuais ou duplos), separados por sexo, durante toda a duração do evento.
2. Uma bolsa de 300 euros por pessoa para cobrir as despesas de deslocação internacional e de transporte do aeroporto internacional ou da estação de comboios mais próxima para o local do alojamento/evento e vice-versa.
3. Transporte local durante toda a duração do evento, com exceção do transporte local referido no ponto 2.
4. Refeições:
   • Jantar no dia da chegada
   • Pequeno-almoço, almoço e jantar no dia do evento
   • Pequeno-almoço no dia da partida

Todas as equipas são responsáveis por organizar as suas próprias reservas de viagem de/para as suas cidades de origem e para o aeroporto principal/estação de comboios do local do evento