Ahhoz, hogy egy diákcsapat részt vehessen az Climate Detectives csúcstalálkozón, a következő feltételeknek kell teljesülniük:

1. A csapatot nemzeti szinten kell kiválasztani. Csak az Climate Detectives projektben részt vevő csapatok választhatók ki, az Climate Detectives Kids résztvevői nem.
2. Minden diákcsapat legfeljebb 5 diákból állhat 12 és 19 év között, az alábbi feltételek egyikét betartva:
   • Középiskolába nappali tagozaton beiratkozott diákok csapata; 
   • Otthon tanuló diákok csapata (a Nemzeti Oktatási Minisztérium vagy az általa megbízott hatóság által igazoltan); 
   • Egy társadalmi klub tagjainak csapata, akik nappali tagozatos középiskolások. 
3.  Minden diákcsapatnak tiszteletben kell tartania az alábbi feltételek egyikét:
   • A diákcsapatnak a következőknek kell lennie rezidens egy ESA/ESERO ország, és a csapatban részt vevő hallgatók közül legalább 50%-nek a következőnek kell lennie állampolgárok (azaz állampolgársággal rendelkeznek) egy ESA tagállam, Kanada, Lettország, Litvánia vagy Szlovákia. 
   • Csak kivételes esetekben lehet egy diákcsapat, amely valamely tagállam állampolgáraiból áll. ESA/ESERO ország, de nem az említett országok valamelyikében lakóhellyel rendelkező személyek jogosultnak minősülnek. Az ilyen esetek értékelése és jóváhagyása az ESA Education kizárólagos belátása szerint történik. 
4. Minden csapatot legalább egy (vagy két szükség esetén) csoportvezető(k), például tanár vagy pedagógus. Van egy a következők indokolására vonatkozó követelmény egy második személy jelenléte kísérő csoportvezető a ESA esemény, (indoklás hogy benyújtott a regisztráció folyamat). Minden csapatvezetők várhatóan jelen lesznek, és rendelkezésre áll kísérő a csapat az egész oldalon. a teljes az esemény időtartama. Az ESA-helyszínekre való belépéskor a biztonsági ellenőrzés miatt ajánlott, hogy a csoportvezető(k) állampolgár(ok) legyen(ek). egy ESA-tagállam, Kanada, Lettország, Litvánia vagy Szlovákia; ez alól az ajánlás alól kivételek csak akkor lehetnek, ha benyújtott az ESA figyelmét az utazás megszervezése előtti jóváhagyásra. 
5. A csoport tagjainak rendelkezniük kell angol nyelvtudással, hogy angolul tudjanak írni és szóbeli előadásokat tartani. 
6. Be nem jelentkezett személynek tilos bejelentés nélkül részt venni a rendezvényen, ezért nem léphet be a létesítményekbe. 

Az Climate Detectives csúcstalálkozóra az ESA nemzeti csapatonként legfeljebb 5 diák és 2 csapatvezető (ez utóbbiak, ha az indoklás megtörténik) szállás-, étkezési és helyi közlekedési költségeit, valamint személyenként legfeljebb 300 euró utazási költséget szponzorál. Ez magában foglalja a következőket:

1. A csapattagok (több férőhelyes szobák) és a csapatvezetők (egy- vagy kétágyas szobák) elhelyezése nemek szerint elkülönítve a rendezvény teljes időtartamára.
2. 300 eurós ösztöndíj személyenként a nemzetközi utazás és a legközelebbi nemzetközi repülőtérről vagy vasútállomásról a szállás/rendezvény helyszínére és vissza történő szállítás fedezésére.
3. Helyi közlekedés a rendezvény időtartamára, kivéve a 2. pontban említett helyi közlekedést.
4. Étkezés:
   • Vacsora az érkezés napján
   • Reggeli, ebéd és vacsora a rendezvény napján
   • Reggeli az indulás napján

Minden csapat maga gondoskodik az utazásról a szülővárosába és a rendezvény helyszínének fő repülőterére/vonatállomására.