Een studententeam kan alleen deelnemen aan de Climate Detectives Summit als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

1. Het team moet op nationaal niveau geselecteerd zijn. Alleen teams die deelnemen aan het Climate Detectives Project kunnen worden geselecteerd, niet deelnemers aan de Climate Detectives Kids.
2. Elk studententeam moet uit maximaal 5 studenten van 12 tot 19 jaar bestaan en aan een van de volgende voorwaarden voldoen:
   • Team van studenten die voltijds op een middelbare school ingeschreven staan; 
   • Team van studenten die thuisonderwijs volgen (gecertificeerd door het Nationaal Ministerie van Onderwijs of de gedelegeerde autoriteit); 
   • Team van leden van een sociale club die voltijds op een middelbare school ingeschreven staan. 
3.  Elk studententeam moet aan één van de volgende voorwaarden voldoen:
   • Het studententeam moet bewoner van een ESA/ESERO-landen minstens 50% van de studenten in een team moet onderdanen (d.w.z. de nationaliteit hebben) van een Lidstaat ESA, Canada, Letland, Litouwen of Slowakije. 
   • Alleen in uitzonderlijke gevallen mag een studententeam, bestaande uit onderdanen van een ESA/ESERO-landmaar niet woonachtig zijn in een van deze landen, geacht worden in aanmerking te komen. De beoordeling en goedkeuring van dergelijke gevallen blijft uitsluitend voorbehouden aan ESA Education. 
4. Elk team moet door minstens één (of twee indien nodig) teamleider(s), zoals een leraar of opvoeder. Er is een vereiste om rechtvaardiging te geven voor de aanwezigheid van een tweede begeleidende teamleider aan de ESA evenement, (rechtvaardiging te zijn Ingezonden tijdens de registratie proces). Alle teamleiders worden verwacht aanwezig te zijn en beschikbaar voor begeleiden het team in de geheel duur van het evenement. Om veiligheidsredenen wordt bij toegang tot ESA-locaties aanbevolen dat de teamleider(s) onderdaan(s) is/zijn. van een ESA-lidstaat, Canada, Letland, Litouwen of Slowakije; uitzonderingen op deze aanbeveling moeten Ingezonden aan ESA ter goedkeuring voordat de reis wordt georganiseerd. 
5. De leden van het team moeten een actieve kennis van het Engels hebben om in het Engels te kunnen schrijven en mondelinge presentaties te kunnen geven. 
6. Het is verboden voor ongeregistreerde personen om onaangekondigd het evenement bij te wonen, en hen zal daarom de toegang tot faciliteiten ontzegd worden. 

Voor de Climate Detectives-top sponsort ESA accommodatie, maaltijden en lokaal vervoer voor maximaal 5 studenten en 2 teamleiders per nationaal team (dit laatste indien gemotiveerd), inclusief maximaal 300 euro reiskosten per persoon. Dit omvat:

1. Accommodatie voor de teamleden (kamers met meerdere capaciteiten) en voor de teamleiders (een- of tweepersoonskamers), gescheiden per geslacht, voor de totale duur van het evenement.
2. Een stipendium van 300 euro per persoon voor internationale reizen en vervoer van de dichtstbijzijnde internationale luchthaven of het dichtstbijzijnde treinstation naar de accommodatie/evenementlocatie en terug.
3. Plaatselijk vervoer voor de duur van het evenement, met uitzondering van plaatselijk vervoer vermeld in punt 2.
4. Maaltijden:
   • Diner op dag van aankomst
   • Ontbijt, lunch en diner op de dag van het evenement
   • Ontbijt op de dag van vertrek

Alle teams zijn verantwoordelijk voor het regelen van hun eigen reis naar/van hun woonplaats en de belangrijkste luchthaven/treinstation van de evenementenlocatie.