For at et studentlag skal kunne delta på Climate Detectives Summit, må følgende vilkår være oppfylt

1. Laget må være utvalgt på nasjonalt nivå. Bare lag som deltar i Climate Detectives-prosjektet kan velges ut, ikke deltakere i Climate Detectives Kids.
2. Hvert studentlag må bestå av maksimalt 5 studenter fra 12 til 19 år, og de må oppfylle ett av følgende vilkår
   • Team av elever som er fulltidsinnskrevet på en videregående skole; 
   • Team av elever i hjemmeskoleforhold (sertifisert av det nasjonale utdanningsdepartementet eller delegert myndighet); 
   • Lag bestående av medlemmer av en sosial klubb som går på videregående skole på heltid. 
3.  Hvert studentlag må overholde ett av følgende vilkår:
   • Lagmedlemmene må være bosatt i et ESA/ESERO-landog minst 50% av studentene som inngår i et team må være statsborgere (dvs. har statsborgerskap) i en ESA medlemsstat, Canada, Latvia, Litauen eller Slovakia. 
   • Bare i unntakstilfeller kan et studentlag, som består av statsborgere fra et ESA/ESERO-land, men men som ikke er bosatt i et av disse landene, anses som kvalifisert. Vurderingen og godkjenningen av slike saker er opp til ESA Education å avgjøre. 
4. Hvert lag må overvåkes av minst én (eller to om nødvendig) teamleder(e), for eksempel en lærer eller pedagog. Det finnes en krav om å gi en begrunnelse for oppmøte av en annen medfølgende teamleder på ESA begivenhet, (begrunnelse å være sendt inn i løpet av registrering prosess). Alle teamledere forventes å være til stede og tilgjengelig for følge teamet gjennom hele den hele varighet av arrangementet. Av hensyn til sikkerhetsklarering ved tilgang til ESAs anlegg anbefales det at teamlederen(e) er statsborger(e) i en ESA-medlemsstat, Canada, Latvia, Litauen eller Slovakia; unntak fra denne anbefalingen må være sendt inn ESAs oppmerksomhet for klarering før reisen organiseres. 
5. Teammedlemmene bør ha gode engelskkunnskaper for å kunne skrive og holde muntlige presentasjoner på engelsk. 
6. Det er forbudt for uregistrerte personer å delta uanmeldt på arrangementet, og de vil derfor bli nektet adgang til fasilitetene. 

For Climate Detectives Summit vil ESA sponse utgifter til innkvartering, måltider og lokal transport for opptil 5 studenter og 2 lagledere per landslag (sistnevnte hvis det foreligger en begrunnelse), inkludert opptil 300 euro per person i reisekostnader. Dette inkluderer:

1. Overnatting for lagmedlemmene (rom med flere kapasiteter) og for laglederne (enkeltrom eller dobbeltrom), adskilt etter kjønn, for hele arrangementets varighet.
2. Et stipend på 300 euro per person for å dekke internasjonal reise og transport fra nærmeste internasjonale flyplass eller togstasjon til overnattingsstedet/arrangementet og tilbake.
3. Lokal transport under hele arrangementet, med unntak av lokal transport nevnt i punkt 2.
4. Måltider:
   • Middag på ankomstdagen
   • Frokost, lunsj og middag på arrangementsdagen
   • Frokost på avreisedagen

Alle lagene er ansvarlige for å ordne sine egne reisebestillinger til/fra hjembyen og hovedflyplassen/togstasjonen på arrangementsstedet.