Affinché un team di studenti possa partecipare al Summit Climate Detectives, devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:

1. La squadra deve essere selezionata a livello nazionale. Possono essere selezionate solo le squadre che partecipano al Progetto Climate Detectives, non i partecipanti all'Climate Detectives Kids.
2. Ogni squadra studentesca deve essere composta da un massimo di 5 studenti di età compresa tra i 12 e i 19 anni, rispettando una delle seguenti condizioni:
   • Gruppo di studenti iscritti a tempo pieno a una scuola secondaria; 
   • Team di studenti in condizione di istruzione domiciliare (certificata dal Ministero dell'Educazione nazionale o dall'autorità delegata); 
   • Squadra di membri di un club sociale iscritti a tempo pieno alle scuole secondarie. 
3.  Ogni squadra di studenti deve rispettare una delle seguenti condizioni:
   • Il team di studenti deve essere residente di un Paese ESA/ESEROe almeno 50% degli studenti inclusi in una squadra devono essere nazionali (cioè avere la nazionalità) di un Stato membro dell'ESACanada, Lettonia, Lituania o Slovacchia. 
   • Solo in casi eccezionali, una squadra di studenti, composta da cittadini di un paese Paese ESA/ESERO, ma non residenti in uno di questi Paesi, siano considerati idonei. La valutazione e l'approvazione di tali casi sono a esclusiva discrezione di ESA Education. 
4. Ogni squadra deve essere supervisionata da almeno un (o due se necessario) leader del team, ad esempio un insegnante o un educatore. C'è un obbligo di fornire una giustificazione per la presenza di un secondo leader del team di accompagnamento al ESA evento, (giustificazione) essere presentato durante il registrazione processo). Tutti Capi squadra si prevede che siano presenti e disponibile per accompagnare il team in tutto il intero durata dell'evento. Per motivi di autorizzazione di sicurezza quando si accede ai siti ESA, si raccomanda che il/i caposquadra sia/siano cittadino/i di uno Stato membro dell'ESA, Canada, Lettonia, Lituania o SlovacchiaLe eccezioni a questa raccomandazione devono essere presentato all'attenzione dell'ESA per l'autorizzazione prima dell'organizzazione del viaggio. 
5. I membri del team devono avere una conoscenza pratica dell'inglese per scrivere e fare presentazioni orali in inglese. 
6. È vietato alle persone non registrate partecipare all'evento in modo non preannunciato, pertanto sarà loro negato l'accesso alle strutture. 

Per il Vertice Climate Detectives, l'ESA sponsorizzerà le spese di vitto, alloggio e trasporto locale per un massimo di 5 studenti e 2 capisquadra per squadra nazionale (questi ultimi se viene fornita una giustificazione), compresi fino a 300 euro a persona per le spese di viaggio. Questo include:

1. Alloggio per i membri della squadra (camere con capacità multiple) e per i capisquadra (camere singole o doppie), separati per sesso, per tutta la durata dell'evento.
2. Uno stipendio di 300 euro a persona per coprire il viaggio internazionale e il trasporto dall'aeroporto internazionale o dalla stazione ferroviaria più vicina alla sede dell'evento/alloggio e ritorno.
3. Trasporto locale per tutta la durata dell'evento, escluso il trasporto locale di cui al punto 2.
4. Pasti:
   • Cena il giorno di arrivo
   • Colazione, pranzo e cena il giorno dell'evento
   • Prima colazione il giorno della partenza

Tutte le squadre sono responsabili dell'organizzazione del viaggio da/per la propria città e l'aeroporto/stazione ferroviaria principale del luogo dell'evento.