Para que un equipo de estudiantes participe en la Cumbre Climate Detectives, deben cumplirse las siguientes condiciones:

1. El equipo debe ser seleccionado a nivel nacional. Sólo podrán ser seleccionados los equipos que participen en el Proyecto Climate Detectives, no los participantes en el Climate Detectives Kids.
2. Cada equipo de estudiantes debe estar formado por un máximo de 5 estudiantes de 12 a 19 años, respetando una de las siguientes condiciones:
   • Equipo de estudiantes matriculados a tiempo completo en un centro de enseñanza secundaria; 
   • Equipo de alumnos en condición de homeschooling (certificado por el Ministerio de Educación Nacional o autoridad delegada); 
   • Equipo de miembros de un club social matriculados a tiempo completo en centros de enseñanza secundaria. 
3.  Cada equipo de estudiantes debe respetar una de las siguientes condiciones:
   • El equipo de estudiantes debe ser residente de un País ESA/ESEROy al menos 50% de los estudiantes incluidos en un equipo deben ser nacionales (es decir, tener la nacionalidad) de un Estado miembro de la AEE, Canadá, Letonia, Lituania o Eslovaquia. 
   • Sólo en casos excepcionales podrá un equipo de estudiantes, compuesto por nacionales de un País ESA/ESEROpero no que residan en uno de estos países. La evaluación y aprobación de estos casos queda a la entera discreción de ESA Education. 
4. Cada equipo debe estar supervisado por al menos un (o dos si es necesario) líder(es) del equipo, como un profesor o educador. Hay un obligación de justificar la asistencia de un segundo jefe de equipo acompañante en el ESA evento, (justificación ser enviado durante el inscripción proceso). Todos jefes de equipo se espera que estén presentes y disponible para acompañe a el equipo en todo el todo duración del acontecimiento. Por razones de habilitación de seguridad al acceder a las instalaciones de la ESA, se recomienda que el jefe o jefes de equipo sean nacionales de un Estado miembro de la ESA, Canadá, Letonia, Lituania o EslovaquiaLas excepciones a esta recomendación deben ser enviado a la atención de la AEE para su autorización antes de que se organice el viaje. 
5. Los miembros del equipo deben tener conocimientos de inglés para escribir y hacer presentaciones orales en inglés. 
6. Está prohibido que una persona no inscrita asista al acto de forma imprevista, por lo que se le denegará la entrada a las instalaciones. 

Para la Cumbre Climate Detectives, la ESA patrocinará los gastos de alojamiento, manutención y transporte local de hasta 5 estudiantes y 2 jefes de equipo por equipo nacional (estos últimos si se presenta justificación), incluyendo hasta 300 euros por persona en gastos de viaje. Esto incluye

1. Alojamiento para los miembros del equipo (habitaciones con capacidad múltiple) y para los jefes de equipo (habitaciones individuales o dobles), separados por sexo, durante toda la duración del evento.
2. Un estipendio de 300 euros por persona para cubrir los viajes internacionales y el transporte desde el aeropuerto internacional o estación de tren más cercanos hasta el lugar de alojamiento/evento y viceversa.
3. Transporte local durante la duración del evento, excluido el transporte local mencionado en el punto 2.
4. Comidas:
   • Cena el día de llegada
   • Desayuno, comida y cena el día del evento
   • Desayuno el día de salida

Todos los equipos son responsables de organizar sus propias reservas de viaje a/desde sus ciudades de origen y el principal aeropuerto/estación de tren del lugar del evento.