Pour qu'une équipe d'étudiants puisse participer au sommet Climate Detectives, les conditions suivantes doivent être remplies :

1. L'équipe doit être sélectionnée au niveau national. Seules les équipes participant au projet Climate Detectives peuvent être sélectionnées, et non les participants au projet Climate Detectives Kids.
2. Chaque équipe d'étudiants doit être composée d'un maximum de 5 étudiants âgés de 12 à 19 ans, respectant l'une des conditions suivantes :
   • Équipe d'étudiants inscrits à temps plein dans un établissement d'enseignement secondaire ; 
   • Équipe d'élèves en situation d'enseignement à domicile (certifiée par le ministère de l'éducation nationale ou l'autorité déléguée) ; 
   • Équipe de membres d'un club social inscrits à plein temps dans des écoles secondaires. 
3.  Chaque équipe d'étudiants doit respecter l'une des conditions suivantes :
   • L'équipe d'étudiants doit être résident d'un Pays ESA/ESEROet au moins 50% des étudiants faisant partie d'une équipe doivent être nationaux (c'est-à-dire avoir la nationalité) d'un pays de l'UE État membre de l'ESALe pays d'origine est le Canada, la Lettonie, la Lituanie ou la Slovaquie. 
   • Ce n'est qu'à titre exceptionnel qu'une équipe d'étudiants, composée de ressortissants d'un pays membre de l'Union européenne, peut se présenter à la conférence. Pays ESA/ESEROmais pas résidant dans l'un de ces pays. L'évaluation et l'approbation de ces cas restent à la seule discrétion de l'ESA Education. 
4. Chaque équipe doit être supervisée par au moins une personne (ou deux si nécessaire) le(s) chef(s) d'équipe, par exemple un enseignant ou un éducateur. Il existe un l'obligation de fournir une justification pour les la présence d'un deuxième chef d'équipe accompagnateur au ESA événement, (justification être soumis au cours de la enregistrement ). Tous chefs d'équipe sont censés être présents et disponible pour accompagner l'équipe tout au long de l'année les entier la durée de l'événement. Pour des raisons d'habilitation de sécurité lors de l'accès aux sites de l'ASE, il est recommandé que le(s) chef(s) d'équipe soit(soient) un(des) ressortissant(s) national(aux) d'un État membre de l'ESA, du Canada, de la Lettonie, Lituanie ou la SlovaquieLes exceptions à cette recommandation doivent être soumis à l'attention de l'ASE pour autorisation avant l'organisation du voyage. 
5. Les membres de l'équipe doivent avoir une connaissance pratique de l'anglais afin de pouvoir rédiger et faire des présentations orales en anglais. 
6. Il est interdit à toute personne non inscrite de participer à l'événement de manière inopinée, et l'accès aux installations lui sera donc refusé. 

Pour le sommet Climate Detectives, l'ESA financera l'hébergement, les repas et les frais de transport local pour un maximum de 5 étudiants et 2 chefs d'équipe par équipe nationale (ces derniers si une justification est fournie), y compris jusqu'à 300 euros par personne en frais de voyage. Ces frais comprennent :

1. L'hébergement des membres de l'équipe (chambres à capacité multiple) et des chefs d'équipe (chambres simples ou doubles), séparés par sexe, pour la durée totale de l'événement.
2. Une allocation de 300 euros par personne pour couvrir le voyage international et le transport depuis l'aéroport international ou la gare la plus proche jusqu'au lieu d'hébergement/de l'événement et retour.
3. Transport local pour la durée de l'événement, à l'exclusion du transport local mentionné au point 2.
4. Repas :
   • Dîner le jour de l'arrivée
   • Petit-déjeuner, déjeuner et dîner le jour de l'événement
   • Petit déjeuner le jour du départ

Toutes les équipes sont chargées d'organiser leurs propres réservations de voyage vers/depuis leur ville d'origine et l'aéroport principal/la gare du lieu de l'événement.