Jotta opiskelijaryhmä voi osallistua Climate Detectives-huippukokoukseen, seuraavien ehtojen on täytyttävä:

1. Joukkue on valittava kansallisella tasolla. Vain Climate Detectives-hankkeeseen osallistuvat joukkueet voidaan valita, ei Climate Detectives Kids -tapahtuman osallistujia.
2. Jokaisessa oppilasjoukkueessa saa olla enintään viisi 12-19-vuotiasta oppilasta, jotka täyttävät yhden seuraavista ehdoista:
   • Toisen asteen oppilaitokseen kokopäiväisesti ilmoittautuneiden opiskelijoiden ryhmä; 
   • kotiopetuksessa olevien oppilaiden ryhmä (kansallisen opetusministeriön tai valtuutetun viranomaisen vahvistama); 
   • Toisen asteen oppilaitoksissa kokopäiväisesti opiskelevien sosiaalisen kerhon jäsenten joukkue. 
3.  Jokaisen opiskelijaryhmän on noudatettava yhtä seuraavista ehdoista:
   • Opiskelijaryhmän on oltava asukas of an ESA/ESERO-maaja vähintään 50% tiimiin kuuluvista opiskelijoista on oltava seuraavia henkilöitä kansalaiset (ts. kansalaisuus), joka on ESA:n jäsenvaltio, Kanada, Latvia, Liettua tai Slovakia. 
   • Ainoastaan poikkeustapauksissa opiskelijajoukkue, joka koostuu jonkin jäsenvaltion kansalaisista, voi osallistua ESA/ESERO-maa, mutta ei jotka asuvat jossakin näistä maista, katsotaan olevan tukikelpoisia. Tällaisten tapausten arviointi ja hyväksyminen on ESA Educationin yksinomaisessa harkinnassa. 
4. Kunkin ryhmän on oltava vähintään yhden (tai kaksi tarvittaessa) ryhmän johtaja(t), kuten opettaja tai kasvattaja.. On olemassa vaatimus perustelujen esittämisestä toisen henkilön läsnäolo mukana seuraava ryhmänjohtaja osoitteessa ESA tapahtuma, (perustelu) olla toimitettu aikana rekisteröinti prosessi). Kaikki ryhmänjohtajat odotetaan olevan läsnä ja käytettävissä mukana tiimi koko ... koko tapahtuman kesto. Turvallisuusselvityssyistä ESA-paikoille pääsyn yhteydessä suositellaan, että ryhmänjohtaja(t) on (ovat) kansalainen (kansalaisia). ESA:n jäsenvaltio, Kanada, Latvia, Liettua tai Slovakia; poikkeukset tästä suosituksesta on oltava toimitettu ESA:lle hyväksyttäväksi ennen matkan järjestämistä. 
5. Ryhmän jäsenillä on oltava toimiva englannin kielen taito, jotta he voivat kirjoittaa ja pitää suullisia esityksiä englanniksi. 
6. Rekisteröitymättömän henkilön on kiellettyä osallistua tapahtumaan ennalta ilmoittamatta, ja häneltä evätään pääsy tiloihin. 

ESA rahoittaa Climate Detectives-huippukokouksen osalta enintään viiden opiskelijan ja kahden ryhmänjohtajan majoitus-, ateria- ja paikalliskuljetuskulut (jälkimmäinen, jos perusteluita on esitetty), mukaan lukien enintään 300 euron matkakulut henkilöä kohti. Tähän sisältyy:

1. Joukkueen jäsenten majoitus (monikäyttöiset huoneet) ja joukkueenjohtajien majoitus (yhden tai kahden hengen huoneet) sukupuolen mukaan eroteltuna koko tapahtuman ajaksi.
2. 300 euron stipendi henkilöä kohden, joka kattaa kansainvälisen matkan ja kuljetuksen lähimmältä kansainväliseltä lentokentältä tai juna-asemalta majoitus- tai tapahtumapaikalle ja takaisin.
3. Paikalliskuljetus tapahtuman ajaksi, lukuun ottamatta 2 kohdassa mainittua paikalliskuljetusta.
4. Ateriat:
   • Illallinen saapumispäivänä
   • Aamiainen, lounas ja illallinen tapahtumapäivänä
   • Aamiainen lähtöpäivänä

Kaikki joukkueet vastaavat itse matkavarauksistaan kotikaupunkiinsa ja tapahtumapaikan päälentokentälle tai -rautatieasemalle.