Climate Detectives tippkohtumisel osalemiseks peab õpilasmeeskond vastama järgmistele tingimustele:

1. Meeskond tuleb valida riiklikul tasandil. Valida saab ainult projektis Climate Detectives osalevaid võistkondi, mitte Climate Detectives Kids osalejaid.
2. Iga õpilasmeeskond peab koosnema maksimaalselt 5 õpilasest vanuses 12 kuni 19 aastat, järgides üht järgmistest tingimustest:
   • Keskkooli täiskoormusega õppivate õpilaste meeskond; 
   • Koduõppes õppivate õpilaste meeskond (riikliku haridusministeeriumi või volitatud asutuse poolt kinnitatud); 
   • Meeskond, mis koosneb keskkooli täiskoormusega sisseastunud sotsiaalklubi liikmetest. 
3.  Iga õpilasmeeskond peab järgima ühte järgmistest tingimustest:
   • Õpilasmeeskond peab olema resident ühe ESA/ESERO riikja vähemalt 50% meeskonda kuuluvatest üliõpilastest peab olema kodanikud (s.t. omavad kodakondsust), mis on ESA liikmesriik, Kanada, Läti, Leedu või Slovakkia. 
   • Ainult erandjuhtudel võib üliõpilasmeeskond, mis koosneb mõne riigi kodanikest, osaleda. ESA/ESERO riik, kuid mitte kes elavad ühes neist riikidest, loetakse abikõlblikuks. Selliste juhtumite hindamine ja heakskiitmine jääb ESA Educationi ainupädevusse. 
4. Iga meeskonda peab juhendama vähemalt üks (või kaks vajadusel) meeskonna juht(id), näiteks õpetaja või pedagoog.. On olemas nõue põhjendada teise isiku osalemine saatev meeskonnajuhataja aadressil ESA sündmus, (põhjendus) olla esitatud ajal registreerimine protsess). Kõik meeskonnajuhid eeldatakse, et nad on kohal ja kättesaadav kaasas meeskond kogu . kogu sündmuse kestus. Julgeolekukontrolli eesmärgil on soovitatav, et meeskonnajuhataja(d) oleks(id) ESA-lehekülgedele juurdepääsul kodanik(ud). ESA liikmesriik, Kanada, Läti, Leedu või Slovakkia; erandid sellest soovitusest peavad olema esitatud enne reisi korraldamist ESA-le heakskiitmiseks. 
5. Meeskonna liikmed peaksid valdama inglise keelt, et kirjutada ja teha suulisi ettekandeid inglise keeles. 
6. Registreerimata isikul on keelatud üritusel etteteatamata osaleda ja seetõttu ei lubata talle sissepääsu rajatistesse. 

Climate Detectives tippkohtumise puhul rahastab ESA kuni 5 õpilase ja 2 meeskonnajuhi majutuse, toitlustamise ja kohaliku transpordi kulusid iga rahvusmeeskonna kohta (viimane juhul, kui see on põhjendatud), sealhulgas kuni 300 eurot inimese kohta reisikuludena. See hõlmab järgmist:

1. Meeskonnaliikmete majutus (mitmekohalised toad) ja meeskonnajuhi majutus (ühe- või kahekohalised toad), mis on jaotatud soo järgi, kogu ürituse ajaks.
2. stipendium 300 eurot inimese kohta, et katta rahvusvaheline reis ja transport lähimast rahvusvahelisest lennujaamast või rongijaamast majutusse/ürituse toimumiskohta ja tagasi.
3. Kohalik transport ürituse ajaks, välja arvatud punktis 2 nimetatud kohalik transport.
4. Toitlustamine:
   • Õhtusöök saabumispäeval
   • Hommikusöök, lõunasöök ja õhtusöök ürituse päeval
   • Hommikusöök lahkumispäeval

Kõik võistkonnad vastutavad ise oma reisikorralduse eest oma kodulinna ja ürituse toimumiskoha peamise lennujaama/rongijaama vahel.