For at et studenterteam kan deltage i Climate Detectives Summit, skal følgende betingelser være opfyldt:

1. Holdet skal udvælges på nationalt niveau. Kun hold, der deltager i Climate Detectives-projektet, kan udvælges, ikke deltagere i Climate Detectives Kids.
2. Hvert elevhold skal bestå af højst 5 elever fra 12 til 19 år, som opfylder en af følgende betingelser:
   • Hold af studerende, der er indskrevet på fuld tid på et gymnasium; 
   • Hold af elever i hjemmeundervisningstilstand (certificeret af det nationale undervisningsministerium eller delegeret myndighed); 
   • Hold af medlemmer af en social klub, der er indskrevet på fuld tid på gymnasier. 
3.  Hvert elevhold skal overholde en af følgende betingelser:
   • De studerendes team skal være beboer af en ESA/ESERO-landog mindst 50% af de studerende på et hold skal være statsborgere (dvs. har statsborgerskab) i en ESA-medlemsstatCanada, Letland, Litauen eller Slovakiet. 
   • Kun i undtagelsestilfælde kan et studenterhold, der består af statsborgere fra en ESA/ESERO-landmen ikke der er bosiddende i et af disse lande, anses for at være berettiget. Vurderingen og godkendelsen af sådanne sager sker efter ESA Educations eget skøn. 
4. Hvert hold skal superviseres af mindst én (eller to hvis det er nødvendigt) teamleder(e), f.eks. en lærer eller pædagog. Der er en krav om at give begrundelse for tilstedeværelsen af en anden ledsagende teamleder på ESA begivenhed, (begrundelse at være indsendt i løbet af registrering proces). Alle Teamledere forventes at være til stede og tilgængelig for ledsage holdet hele vejen igennem den hele varighed af begivenheden. Af hensyn til sikkerhedsgodkendelsen ved adgang til ESA's anlæg anbefales det, at holdlederen/holdlederne er statsborger(e) af en ESA-medlemsstat, Canada, Letland, Litauen eller SlovakietUndtagelser fra denne anbefaling skal være indsendt til ESA's opmærksomhed med henblik på godkendelse, før rejsen organiseres. 
5. Medlemmer af teamet skal have et godt kendskab til engelsk for at kunne skrive og holde mundtlige præsentationer på engelsk. 
6. Det er forbudt for en uregistreret person at deltage i arrangementet på en uanmeldt måde, og de vil derfor blive nægtet adgang til faciliteterne. 

Til Climate Detectives-topmødet vil ESA sponsorere udgifter til indkvartering, måltider og lokal transport for op til 5 studerende og 2 holdledere pr. nationalt hold (sidstnævnte, hvis der foreligger en begrundelse), herunder op til 300 euro pr. person i rejseomkostninger. Dette inkluderer:

1. Indkvartering for holdmedlemmerne (værelser med flere kapaciteter) og for holdlederne (enkelt- eller dobbeltværelser), opdelt efter køn, i hele arrangementets varighed.
2. Et stipendium på 300 euro pr. person til dækning af internationale rejser og transport fra den nærmeste internationale lufthavn eller togstation til indkvarteringsstedet/arrangementet og retur.
3. Lokal transport i løbet af arrangementet, undtagen lokal transport nævnt i punkt 2.
4. Måltider:
   • Middag på ankomstdagen
   • Morgenmad, frokost og middag på eventdagen
   • Morgenmad på afrejsedagen

Alle hold er ansvarlige for at arrangere deres egne rejsebookinger til/fra deres hjembyer og hovedlufthavnen/togstationen på eventstedet.