För att ett studentteam ska kunna delta i Climate Detectives Summit måste följande villkor uppfyllas:

1. Laget måste väljas ut på nationell nivå. Endast lag som deltar i Climate Detectives-projektet kan väljas ut, inte deltagare i Climate Detectives Kids.
2. Varje studentlag får bestå av högst 5 studenter från 12 upp till 19 år som uppfyller ett av följande villkor:
   • Grupp av elever som är inskrivna på heltid i en gymnasieskola; 
   • Lag bestående av elever som studerar hemma (certifierat av det nationella utbildningsministeriet eller delegerad myndighet). 
   • Team med medlemmar i en social klubb som är inskrivna på heltid i gymnasieskolor. 
3.  Varje elevgrupp måste uppfylla ett av följande villkor:
   • . . Deltagarna ESA/ESERO landoch minst 50% av de studenter som ingår i ett team måste vara . (dvs. har medborgarskap) i en i laget måste vara deltagarna vara medborgare i en ESA medlemsstat, Kanada, Lettland, Litauen eller Slovakien. 
   • Endast i undantagsfall får ett studentlag, som består av medborgare från en ESA/ESERO landmen . Endast i undantagsfall kan ett lag som består av medlemmar från en ESA-medlemsstat, Kanada, Lettland, Litauen eller Slovakien, men som inte är bosatta i något av dessa länder anses vara berättigat att delta. Bedömningen och godkännandet av sådana fall sker efter ESA Educations eget gottfinnande. 
4. Varje team måste övervakas av minst en (eller två om nödvändigt) teamledare, t.ex. en lärare eller utbildare. Det finns en krav på att tillhandahålla motivering för närvaron av en andra medföljande teamledare på ESA händelse, (rättfärdigande att vara lämna in under den registrering process). Alla teamledare förväntas vara närvarande och tillgängliga för följa med laget hela tiden den hela evenemangets varaktighet. Av säkerhetsskäl vid tillträde till ESA:s anläggningar rekommenderas att gruppledaren/gruppledarna är medborgare i av en ESAmedlemsstat, Kanada, Lettland, . eller SlovakienUndantag från denna rekommendation måste göras lämna in till ESA:s kännedom för godkännande innan resan organiseras. 
5. Medlemmarna i teamet bör ha goda kunskaper i engelska för att kunna skriva och hålla muntliga presentationer på engelska. 
6. Det är förbjudet för en oregistrerad person att delta i evenemanget på ett oanmält sätt, och de kommer därför att nekas tillträde till anläggningarna. 

För Climate Detectives Summit kommer ESA att sponsra boende, måltider och lokala transportkostnader för upp till 5 studenter och 2 lagledare per nationellt lag (den senare om motivering tillhandahålls), inklusive upp till 300 euro per person i resekostnader. Detta inkluderar:

1. Boende för lagmedlemmarna (rum med flera kapaciteter) och för lagledarna (enkel- eller dubbelrum), uppdelat på kön, under hela evenemanget.
2. Ett stipendium på 300 euro per person för att täcka internationella resor och transport från närmaste internationella flygplats eller tågstation till boendet/evenemangsplatsen och tillbaka.
3. Lokal transport under hela evenemanget, med undantag för lokal transport som nämns i punkt 2.
4. Måltider:
   • Middag på ankomstdagen
   • Frukost, lunch och middag på evenemangsdagen
   • Frukost på avresedagen

Alla lag är ansvariga för att ordna sina egna resebokningar till/från sina hemorter och huvudflygplatsen/tågstationen på tävlingsplatsen