Pentru ca o echipă de studenți să participe la summitul Climate Detectives, trebuie îndeplinite următoarele condiții:

1. Echipa trebuie să fie selecționată la nivel național. Pot fi selectate doar echipele care participă la Proiectul Climate Detectives, nu și participanții la Climate Detectives Kids.
2. Fiecare echipă de studenți trebuie să cuprindă maximum 5 studenți cu vârste cuprinse între 12 și 19 ani, respectând una dintre următoarele condiții:
   • Echipa de elevi înscriși cu normă întreagă într-o școală secundară; 
   • Echipa de elevi în condiții de școlarizare la domiciliu (certificată de Ministerul Educației Naționale sau de o autoritate delegată); 
   • Echipă formată din membri ai unui club social înscriși cu normă întreagă în școli secundare. 
3.  Fiecare echipă de studenți trebuie să respecte una dintre următoarele condiții:
   • Echipa de studenți trebuie să fie rezident de un Țara ESA/ESERO, iar cel puțin 50% dintre studenții incluși într-o echipă trebuie să fie naționale (adică au cetățenia) unui Stat membru ESA, Canada, Letonia, Lituania sau Slovacia. 
   • Numai în cazuri excepționale, o echipă de studenți, formată din resortisanți ai unui Țara ESA/ESERO, dar nu cu reședința într-una dintre aceste țări, sunt considerate eligibile. Evaluarea și aprobarea acestor cazuri rămân la latitudinea exclusivă a ESA Education. 
4. Fiecare echipă trebuie să fie supravegheată de cel puțin o persoană (sau două dacă este necesar) liderul (liderii) echipei, cum ar fi un profesor sau un educator. Există un cerința de a furniza o justificare pentru prezența unui al doilea liderul echipei de însoțire la ESA eveniment, (justificare să fie prezentat în timpul înregistrare proces). Toate lideri de echipă sunt așteptate să fie prezente și disponibile pentru însoțiți echipa de-a lungul la întreg durata evenimentului. Din motive de autorizare de securitate la accesarea siturilor ESA, se recomandă ca șeful (șefii) echipei să fie cetățean (cetățeni) al unui stat membru ESA, Canada, Letonia, Lituania sau Slovacia; excepțiile de la această recomandare trebuie să fie prezentat în atenția ESA pentru aprobare înainte de organizarea călătoriei. 
5. Membrii echipei trebuie să aibă cunoștințe practice de limba engleză pentru a putea scrie și susține prezentări orale în limba engleză. 
6. Este interzis ca o persoană neînregistrată să participe la eveniment în mod neanunțat și, prin urmare, i se va refuza accesul la facilități. 

Pentru Summitul Climate Detectives, ESA va sponsoriza cheltuielile de cazare, masă și transport local pentru până la 5 studenți și 2 șefi de echipă pentru fiecare echipă națională (aceștia din urmă în cazul în care este furnizată o justificare), inclusiv până la 300 de euro de persoană în costuri de călătorie. Aceasta include:

1. Cazare pentru membrii echipei (camere cu capacități multiple) și pentru șefii de echipă (camere single sau duble), în funcție de sex, pe întreaga durată a evenimentului.
2. O indemnizație de 300 de euro de persoană pentru a acoperi cheltuielile de călătorie internațională și transportul de la cel mai apropiat aeroport internațional sau gară până la locul de cazare/eveniment și înapoi.
3. Transportul local pe durata evenimentului, cu excepția transportului local menționat la punctul 2.
4. Mese:
   • Cina în ziua sosirii
   • Mic dejun, prânz și cină în ziua evenimentului
   • Mic dejun în ziua plecării

Toate echipele sunt responsabile pentru organizarea propriilor rezervări de călătorie spre/de la orașele lor de origine și aeroportul principal/gara principală a locației evenimentului.